kokous juhlat kesä raflaamo villa sandviken vaasa

Kokousemännän viisi vinkkiä kokouksen järjestämiseen ravintolassa

Suunnittelupalaveri, ideointipäivä, ainejärjestön kokous... Palaverin järjestäminen on vaivatonta ja helppoa ravintolassa – oli kyseessä sitten kaveriporukan pieni ja epävirallinen kokous tai vaikka työporukan isompi palaveri, ravintolassa on helppoa keskittyä olennaiseen.

Solo Sokos Hotel Torni Tampereen palvelupäällikkö Noora Niskasen vinkeillä teet kokousjärjestelyjen ulkoistamisesta entistäkin sujuvampaa.

 

1. Kysy itseltäsi miksi

"Oli kyseessä millainen tapaaminen tahansa, ennen kokousjärjestelyihin ryhtymistä on tärkeää pohtia, mikä on kokoontumisen perimmäinen tarkoitus. Mitä haluatte palaverissa saavuttaa, mikä on päivän agenda ja millainen on tilaisuuden luonne? Onko tarkoitus ideoida kaverin synttäreitä, käydä läpi tiukka budjettiriihi vai tutustua uusiin työkavereihin? Päivittäisestä ympäristöstä poistuminen on elämys, joka antaa painoarvoa läpikäytäville asioille – siksi tavoite kannattaa olla kirkkaana mielessä alusta asti."

 

2. Tunne vieraasi

"Kokoukset järjestetään ennen kaikkea ihmisiä varten, joten on tärkeää tietää, keitä on kutsumassa paikalle. Mieti valmiiksi, kuinka paljon väkeä kokoukseen on tulossa ja mistä he saapuvat paikalle. Isolla porukalla kokouksen aikataulutus on tärkeää, pienemmällä seurueella on helpompi toimia spontaanistikin. Kauempaa saapuvien kohdalla voi olla tarpeen miettiä majoitusta tai aikatauluttaa aloitus joukkoliikenteen rytmiin sopivaksi. Kokouskutsuun kannattaa kirjata saapumisohjeet ja päivän agenda.

Seurueen koko vaikuttaa siihen, kuinka aikaisin kokoustilaa pitää alkaa etsiä: parinkymmenen hengen tilaisuuteen tarvitsee kuukauden varoajan, viiden hengen seurueella voi kokoustaa jopa spontaanisti päivän varoajalla."

 

3. Kiinnitä huomiota käytännön asioihin

"Ihmisen keskittymiskyky alkaa rakoilla viimeistään parin tunnin kohdalla. Ensiluokkaiset taukotarjoilut ovat tärkeä osa toimivaa kokousta, sillä niiden avulla vieraat pysyvät vireessä. Kevyet ja raikkaat välipalat pitävät mielen virkeänä, mutta makeaakin pitää olla. Jos kokous huipentuu illalliseen, on puntarissa erilaisia vaihtoehtoja: buffa vai pöytiintarjoilu? Alkoholilla vai ilman? Muista kartoittaa vieraidesi erikoisruokavaliot – siten osoitat, että olet kiinnostunut heistä.

Mieti myös tekniikkaa ja muita järjestelyjä: tarvitsetko lainaläppäriä, äänentoistoa tai valkokangasta? Erityistoiveet kannattaa esittää ravintolan väelle ajoissa."

 

4. Muista yllätysmomentti

"Oman toimiston ulkopuolella järjestetty kokous on ajallinen ja rahallinen satsaus, josta kannattaa ottaa kaikki hyöty irti. Pienellä ekstrapanostuksella ja mielikuvituksella päivästä saa ikimuistoisen. Maistelumenu tai erikoinen ruokalaji, yllätysesiintyjä tai räätälöity lahjakassi – luova hulluus on sallittu eri vaihtoehtoja miettiessä."

 

5. Anna ammattilaisen auttaa

"Kokouksen ulkoistamisen juju on juuri siinä, että vaikeita kysymyksiä ei tarvitse pohtia yksin.  Inspiraatiota erilaisista ravintolavaihtoehdoista kannattaa surffailla Raflaamosta. Kun löydät mieleisesi paikan, ota rohkeasti yhteyttä suoraan ravintolaan jo suunnitteluvaiheessa. Näin saat omien ideoidesi lisäksi käyttöösi henkilökunnan kokemuksen ja vinkit, ja erikoistoiveetkin on helppo käydä yhdessä läpi.

Ideointia auttaa myös vierailu ravintolassa etukäteen. Henkilökunnan johdolla tilaan tutustuminen ruokkii mielikuvitusta ja auttaa visualisoimaan tulevan tilaisuuden."